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Weshalb Fax trotz Alternativen noch immer verwendet wird

Auch rund 40 Jahre nach Einführung des kommerziell nutzbaren Fax ist die Technologie heute nach wie vor in Verwendung. Allerdings geht das heute auch ohne den Einsatz eines Faxgeräts oder Druckers.

Vielen Vertretern junger Generationen dürfte der Begriff Fax nicht geläufig sein. Gemeint ist die Kurzform von Telefax respektive Telefaksimilie, eine Technologie zur Übertragung eines Bilds auf einem Papier mittels einer Maschine an ein Empfangsgerät, das das Bild nahezu in Echtzeit kopiert.

Verwendet wurde Fax aber insbesondere auch, weil der Übertragungsweg (von Telefonanschluss zu Telefonanschluss) als verlässlich und sicher galt und einem eingeschriebenen Brief oder Expresspost beinahe gleichkam. In den 90er-Jahren des letzten Jahrhunderts kaum aus einem Büro wegzudenken, wurde das Fax im Laufe der Zeit allerdings mehrheitlich durch E-Mail verdrängt.

Fax als Alternative zu E-Mail

Dennoch gibt es immer noch Anwendungsfälle, bei denen im täglichen Geschäftsbetrieb Fax statt E-Mail zum Einsatz kommt. So verwenden nach wie vor viele Anwälte Fax, zum Beispiel wenn sie Dokumente an ein Gericht senden müssen. Denn es liegt in deren Ermessenspielraum, das Fax anstelle des eingeschriebenen Briefs als rechtsgültig anzuerkennen – es sei denn das zum Einsatz kommende Gesetz sieht ausdrücklich eine Originalunterschrift auf Papier. Ist dem nicht der Fall und haben die Parteien keine solche Form vereinbart, gilt Formfreiheit.

Ausserdem kommt das Fax der Gewohnheit dieser Berufsgattung entgegen, immer auf den letzten Drücker hin zu arbeiten. Bei einem vorgeschriebenen Abgabetermin muss die Versanddauer und der Gang zum Postschalter nicht einkalkuliert werden und das Porto für den Expresszuschlag entfällt.

Auch Ärzte verwenden nach wie vor gern das gute alte Fax. Sie senden damit beispielsweise Medikamentenrezepte an Apotheken, damit Patienten, die nicht in der Praxis vorsprechen müssen, das Medikament sofort abholen können. Auch dass Ärzte ihrer Pflicht zur Befüllung von Krankheitsregister bei Behörden zu Beginn der COVID-19-Pandemie per Fax nachkommen mussten, hat in den Medien zu Kritik und hämischen Kommentaren geführt und in der breiten Bevölkerung für Kopfschütteln und Verärgerung gesorgt.

Aber auch Bestellungen aller Art werden teilweise noch gern per Fax verschickt. Der Empfänger erhält ein Formular auf Papier, füllt es aus und faxt es zurück an den Empfänger. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn in Produktionsstandorten, Versandlagern oder Einzelhandelsfilialen es nur einen Telefonanschluss gibt, den Mitarbeitenden aber keine PC-Arbeitsplätze und kein E-Mail zur Verfügung stehen.

Faxen ohne Gerät

Faxe senden und empfangen kann man aber auch ohne ein extra Faxgerät, Drucker oder Kopierer (welche oft über einen Faxanschluss verfügen) allein von Rechner zu Rechner. Allerdings entfällt durch die Ablösung von ISDN durch IP-Technologie in der Schweiz ein Übertragungskanal.

Aber auch übers Internet lässt sich ohne Gerät faxen. Das geht zum Beispiel online, per E-Mail oder mit extra Fax-Apps. Damit können Faxe sogar mit Smartphones oder Tablets empfangen, signiert und wieder zurück an den Empfänger geschickt werden. Der Papierausdruck wird in diesen Fällen durch eine PDF-Datei ersetzt.

Wer seine Faxe nach wie vor lieber direkt ausgedruckt empfangen will, kann seine herkömmliche Hardware auch mit den neuen Lösungen dafür einsetzen.

Fax: Drucker, mit dem Faxe verschickt werden können
Faxe senden und empfangen geht auch ohne ein Faxgerät, Drucker oder Kopierer.

Integration in Software und Geschäftsprozesse

Solche lassen sich teilweise direkt in die Office-Software (Word oder Excel, E-Mail) oder in CRM-Lösungen und Arbeitsabläufe einbinden. Fax-to-Mail-Lösungen haben viele Vorteile. Man spart damit nicht nur die Investitionen für den Kauf der Hardware oder die laufenden Kosten für Miete, Wartung und Papier. Es lässt sich so auch die Menge der maximal zu versendenden Faxe (ähnlich wie bei E-Mail) einschränken und die Gebührenrechnung beim Telekomanbieter schonen. Und man ermöglicht das Senden und Empfangen von jedem Arbeitsplatz aus. Der Gang im Grossraumbüro zum einzigen Faxgerät entfällt.

Für iWay-Kunden interessant: VOIP Home und MyKMU Nummern können für Fax-to-Mail konfiguriert werden. Ankommende Fax werden so als E-Mail weitergeleitet. Bei iWay VPBX kann ein Fax-to-Mail-Service in beide Richtungen konfiguriert werden.

Auch die Fritzbox lässt sich zu einem Fax-Gerät umfunktionieren. Denn sie verfügt über eine entsprechende Funktion. Man nimmt direkt auf dem Router gewisse Einstellungen vor und installiert auf dem PC eine Software. So kann man Faxe entweder per E-Mail oder auf einem am Gerät eingesteckten USB-Stick empfangen.

Alternativen zu Fax

Bei den genannten Lösungen handelt es sich allerdings nicht um echte Alternativen zum Fax. Denn es entfällt hier zwar auf Wunsch der Einsatz eines speziellen Geräts. Die Verwendung einer separaten Rufnummer ist aber immer noch angezeigt, wenn man auf einem Gerät eingehende Faxe direkt entgegennehmen will. Darüber hinaus gibt es mit der Umstellung von ISDN auf IP gewisse Einschränkungen zu beachten. Es kann zum Beispiel zu Übertragungsproblemen kommen, sodass am Gerät die Sendegeschwindigkeit gedrosselt werden und die automatische Fehlerkorrektur ausgeschaltet werden muss.

Als echte Alternativen zu Fax sind wohl am ehesten verschlüsselte E-Mails oder hochsichere Filesharing-Dienste zu nennen. Weil diese in der Handhabung etwas komplizierter sind als herkömmliche, dürfte das Fax aber vorläufig noch eine Weile im Einsatz bleiben.

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