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Welche Telefonielösung ist die richtige für ein KMU?

Blog| 31. Oktober 2023 | Lesezeit: 4 Minuten

Immer wieder stellt sich die Frage, was für eine Telefonielösung ein KMU benötigt. Eine allgemeingültige Antwort dazu gibt es natürlich nicht, denn die Ansprüche so unterschiedlich und vielfältig wie die Unternehmen selbst. Wir zeigen, welche Möglichkeiten es gibt.

In diesem Beitrag begleiten wir ein fiktives Unternehmen von der Gründung bis in die Wachstumsphase und zeigen auf, wie es laufen könnte und welche Lösungsansätze es gibt.

Telefonielösung für Einzelunternehmen

Aller Anfang ist schwer. Unsere fiktive Firma wurde vor Kurzem gegründet. Die Gründerin ist noch alleine und arbeitet deshalb von zu Hause aus. Die Frage stellt sich, ob man in diesem Stadium überhaupt einen Festnetzanschluss benötigt oder ob das Mobiltelefon allein ausreicht.

Das kommt natürlich auf die Umstände an. Viele Unternehmen möchten via eine publizierte Festnetznummer erreichbar sein, was je nach Branche auch besser für die Reputation ist.

Unsere Gründerin entscheidet sich dafür, von Anfang an eine zu Festnetznummer haben. Für ihr Einzelunternehmen eignet sich ein gewöhnlicher VoIP-Anschluss (Voice over IP) wie myKMU. Dank der enthaltenden Smartphone-App IPCall ist sie dabei auch unterwegs über die Festnetznummer erreichbar und kann Anrufe von der Firmennummer aus tätigen.

Partner an Board - VPBX oder Microsoft Teams?

Es gesellen sich zwei Partner zur Gründerin, und schon ist unsere kleine Firma mit drei Mitarbeitenden ein richtiges KMU. Noch arbeiten zwar alle von zu Hause aus, man denkt aber daran, in Zukunft Geschäftsräumlichkeiten zu beziehen.

Als verteilt arbeitende Truppe ist UCC (Unified Communications & Collaboration) ein Thema. Unser Start-up arbeitet dafür mit Microsoft Teams, das in der omnipräsenten Microsoft 365 Suite integriert ist und sich einem damit quasi «aufgedrängt».

In Sachen Telefonie stellt sich nun für die Gründerin die Frage, ob sie Teams auch als Teilnehmervermittlungsanlage einsetzen möchte oder doch lieber auf eine leistungsfähigere, virtuelle Telefonanlage in der Form eines VPBX (Virtual Private Branch Exchange = Virtuelle Telefonanlage) setzt.

Tatsächlich geht beides: Der VPBX-Dienst von iWay bringt nämlich bereits als Standard mit seinem SIP-Trunk die Integration in Microsoft Teams mit. iWay VPBX bietet viele Funktionen, die Teams nicht erfüllt, für unsere Unternehmer aber wichtig sind. So sind in unserem Fall zum Beispiel die zeit- und regelbasierten Umleitungsfunktionen Gold wert. Denn die Mitarbeitenden sind viel unterwegs und wollen auch ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten optimal erreichbar sein. Dank der für Smartphone (Android und iOS), Windows, MacOS und Linux erhältlichen App CTI-Client wird VPBX zur UCC-Lösung. Als Softphone auf den Smartphone ist CTI-Client das Büro für unterwegs.

Teams ist zwar in meisten Microsoft-365-Lizenzen bereits integriert und damit im Preis inbegriffen. Das gilt allerdings nicht für die Telefoniefunktionen. Wer ein- oder ausgehend extern telefonieren möchte, benötigt die Zusatzlizenz «Telefon Standard» (Phone System). Dabei gilt es zu bedenken, dass diese nicht gerade günstig sind. Unsere Unternehmerin könnte sogar ihre Telefonanschlüsse inklusive Telefonnummer über Microsoft beziehen. Solche Anrufpläne sind jedoch ebenfalls nicht gerade günstig.

Telefonielösung für KMU: Mann telefoniert mit Computer

Telefonie im ersten Büro

Unser KMU wächst und gedeiht und bezieht erste eigene Büroräumlichkeiten. Dank der vorhanden VPBX-VoIP-Lösung ist Telefonie eigentlich gar kein Thema, denn sie funktioniert auch am neuen Firmenstandort.

Wichtig ist indes ein leistungsfähiger und stabiler Internetanschluss, am besten 1 Gbit/s Business Internet mit Service Level Agreement. Trotz Telefonie-Soft-Client, Teams und Co. schätzt unser KMU den Komfort von Tischtelefonen oder DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications). Diese werden bei iWay bestellt, fixfertig konfiguriert geliefert und müssen nur noch eingesteckt werden. Und voilà, schon läuft der Betrieb. Dank der Integration von Microsoft Teams in die VPBX können die Mitarbeitenden nun Anrufe je nach Wunsch mit Teams oder ganz klassisch mit dem Tischapparat entgegennehmen oder tätigen.

Alternativ könnte das KMU auch auf eine Telefonanlage verzichten und Teams als cloud-basierte Telefonlösung – mit gewissen Einschränkungen – verwenden. Dazu braucht es nur einen Business Trunk (SIP Trunk) mit Teams-Option. Selbstverständlich könnte man zusammen mit Business Trunk auch eine eigene Teilnehmervermittlungsanlage – heutzutage wohl eine reine Software-Lösung – betreiben. Möglich wäre das zum Beispiel mit einer virtuellen Telefonanlage von 3CX, welche wohl zu den leistungsfähigsten Lösungen am Markt zählt.

Die Firma wächst weiter

Der Betrieb wächst kontinuierlich und die Gründer sind erfreut über den Erfolg. Dank UCC kommuniziert und kollaboriert das Unternehmen effizient und günstig. Jetzt zeigt sich auch die optimale Skalierbarkeit der VPBX-Lösung.

Eine kostenlose Beratungshotline erscheint dem Unternehmen ein vielversprechendes Marketing-Tool zu sein, und deshalb möchte man den Kundinnen und Kunden eine 0800er-Gratisnummer bieten. Vereinfacht gesagt ist eine Business-Nummer nichts anderes als eine Umleitung auf eine Festnetznummer. Mit der VPBX werden die Anrufe dann je nach Bedürfnis durch Routingregeln an den richtigen Ort weitergeleitet.

Telefonielösung für KMU: Mann telefoniert im Büro mit Telefon

Gute Gründe für eine VPBX

Auch wenn es auf den ersten Blick verlockend erscheint, Microsoft Teams nicht nur für Videokonferenzen, Chats etc., sondern auch als Telefonielösung einzusetzen, so muss doch die konkrete Situation jedes Unternehmens mit den spezifischen Bedürfnissen beim Entscheid berücksichtigt werden. Kann ein Unternehmen bei der Telefonie auf die Komfortfunktionen einer VPBX verzichten, so bietet sich Teams auch für die Telefonie an.

In unserem Fall allerdings wäre davon abzuraten, kann doch Teams zum Beispiel Anrufe, die über eine Warteschleife eintreffen, noch nicht korrekt in der Liste der verpassten Anrufe wiedergeben. Auch lassen sich Kontaktverzeichnisse nicht in Teams übertragen, denn bei Teams fehlt ein zentrales Telefonbuch schlichtweg. Erst recht kompliziert wird es, wenn unser Unternehmen seine Telefonielösung an eine Business-Software anbinden möchte.

Demgegenüber spricht für eine der vielen virtuellen Telefonieanlagen wie die iWay-eigene VPBX oder die unseres Partners 3CX über die zahlreichen Funktionen hinaus auch die Tatsache, dass sie seit vielen Jahren stabil laufen, skalierbar und einfach zu bedienen sind. Das sind Eigenschaften, die entscheidend für den Erfolg eines wachsenden Unternehmens sein können, für dessen Geschäfte der reibungslose telefonische Kontakt zu Kunden und Partnern wichtig sind. Aber auch der persönliche Support und die Flexibilität bei der Lösungssuche kann für viele KMU ein Grund sein, auf einen Lieferanten auf Augenhöhe zu setzen.

Henry Salzmann
Datenschutzverantwortlicher

Henry Salzmann ist CISO und seit 2018 bei iWay. Der diplomierte Elektroingenieur begeistert sich für Sicherheitsthemen, TV und Telefonie. Seine Steckenpferde sind Smart Home, Amateurfunk und Making.