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Welche Telefonielösung ist die richtige für ein KMU?

Immer wieder stellt sich die Frage, was für eine Telefonielösung ein KMU benötigt. Eine allgemeingültige Antwort dazu gibt es natürlich nicht, sind doch die Ansprüche so unterschiedlich und vielfältig wie die Unternehmen selbst. In diesem Blogartikel begleiten wir ein fiktives Unternehmen von der Gründung bis in die Wachstumsphase und geben einige Hinweise, wie es laufen könnte und welche Lösungsansätze man verfolgen könnte.

Telefonielösung für Einzelunternehmen

Aller Anfang ist schwer. Unsere fiktive Firma wurde vor Kurzem gegründet. Die Gründerin ist noch alleine und arbeitet deshalb von zu Hause aus. Die Frage stellt sich, ob man in diesem Stadium überhaupt einen Festnetzanschluss benötigt oder ob das Mobiltelefon allein ausreicht. Das kommt natürlich auf die Umstände an. Vielfalls möchte man als Unternehmen via eine publizierte Festnetznummer erreichbar sein, was je nach Branche auch besser für die Reputation ist.

Unsere Gründerin möchte von Anfang an eine Festnetznummer haben. Für dieses Einzelunternehmen ist ein gewöhnlicher VoIP-Anschluss (Voice over IP) – bei iWay Home Basic, Flat oder Flat plus – geeignet. Früher benötigte man noch für das Faxgerät eine zweite Rufnummer. Heute braucht man sich guten Gewissens keine Gedanken mehr darüber zu manchen. Denn Fax ist out, Digitalisierung ist in.

Partner an Board – VPBX oder Microsoft Teams?

Es gesellen sich zwei Partner zur Gründerin, und schon ist unsere kleine Firma mit drei Mitarbeitenden ein richtiges KMU. Noch arbeiten zwar alle von zu Hause aus, man denkt aber daran, in Zukunft Geschäftsräumlichkeiten zu beziehen. Als verteilt arbeitende Truppe ist UCC (Unified Communications & Collaboration) ein Thema. Unser Start-up setzt dazu auf Microsoft Teams, das in der omnipräsenten Microsoft 365 Suite integriert ist und sich einem damit quasi «aufgedrängt».

Dabei stellt sich die Frage, ob man Teams auch als Telefonielösung einsetzen möchte oder doch lieber auf eine leistungsfähigere virtuelle Telefonanlage in der Form eines VPBX (Virtual Private Branch Exchange = Virtuelle Telefonanlage) setzt. Tatsächlich geht beides: der VPBX-Dienst von iWay bringt nämlich bereits als Standard die Integration in Microsoft Teams mit. iWay VPBX bietet viele Funktionen, die Teams nicht erfüll, für unsere Unternehmer aber wichtig sind. Für unser Beispiel sind nämlich die zeit- und regelbasierten Umleitungsfunktionen Gold wert. Die Mitarbeiter sind viel unterwegs und wollen trotzdem eine optimale Erreichbarkeit auch ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten sicherstellen. Einzig gilt es zu bedenken, dass die nötigen Microsoft-Lizenzen für Business Voice recht teuer sind.

Telefonie im ersten Büro

Unser KMU wächst und gedeiht und bezieht erste eigene Büroräumlichkeiten. Dank der vorhanden VPBX-VoIP-Lösung ist Telefonie eigentlich gar kein Thema, sondern funktioniert nun auch am neuen Firmenstandort. Wichtig ist indes ein leistungsfähiger und stabiler Internetanschluss. Am besten 1 Gbit/s Business Internet mit Service Level Agreement. Trotz Telefonie-Soft-Client, Teams und Co. schätzt unser KMU den Komfort von Tischtelefonen oder DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications). Diese werden bei iWay bestellt, fixfertig konfiguriert geliefert und müssen nur noch eingesteckt werden. Und voilà, schon läuft der Betrieb. Dank der Integration von Microsoft Teams in die VPBX können die Mitarbeitenden nun Anrufe je nach Wunsch mit Teams oder ganz klassisch mit dem Tischapparat entgegennehmen oder tätigen.

Alternativ könnte auch auf eine Telefonanlage verzichtet werden und Teams als cloud-basierte Telefonlösung – mit gewissen Einschränkungen – verwendet werden. Dazu braucht es nur einen Business Trunk (SIP Trunk) mit Teams-Option. Selbstverständlich könnte man zusammen mit Business Trunk auch eine eigene Teilnehmervermittlungsanlage – heutzutage wohl eine reine Software-Lösung – betreiben. Möglich wäre das zum Beispiel mit einer virtuellen Telefonanlage von 3CX, welche wohl zu den leistungsfähigsten Lösungen am Markt zählt.

Die Firma wächst weiter

Der Betrieb wächst kontinuierlich und die Gründer sind erfreut über den Erfolg. Dank UCC kommuniziert und kollaboriert man effizient und günstig. Jetzt zeigt sich auch die optimale Skalierbarkeit der VPBX-Lösung von iWay. Eine kostenlose Beratungshotline erscheint dem Unternehmen ein vielversprechendes Marketing-Tool zu sein, und deshalb möchte man seinen Kunden eine 0800er-Gratisnummer bieten. Vereinfacht gesagt ist eine Business-Nummer nichts anderes als eine Umleitung auf eine Festnetznummer. Mit der VPBX werden die Anrufe dann je nach Bedürfnis durch Routingregeln ans richtige Ort weitergeleitet.

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